Para que todo se desarrolle correctamente y no se produzcan pérdidas de tiempo, alguien tiene que ser el maestro de ceremonias: la persona que convoca la reunión o aquella en la que hemos delegado.
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| Cómo dirigir una reunión con cabeza |
Miller recomienda: Con la cartilla leída. Acude con los informes y documentos redactados y leídos. Cada cosa en su momento.
Primero debes explicar a los participantes el motivo de la reunión -los objetivos- y exponer tus ideas, datos o propuestas. Después, da paso a la discusión de los temas y a la presentación de propuestas de los participantes. A continuación, llega el momento de la toma de decisiones.
Y por último, debemos poner en práctica lo que se ha decidido entre todos. Es decir, asignar tareas y fijar un plan de actuación para conseguir lo que se ha acordado. Según Hochheiser, la reunión debe comenzar a la hora fijada. Antes de empezar debes recordara los asistentes que el tiempo es limitado y que sólo se van a tratar los temas fijados en el orden del día. "Cierra la puerta para que no entren otros e interrumpan". Durante el desarrollo de la reunión, avisa a cada orador del tiempo que le resta para que finalice su intervención. Toma nota de todo lo que se habla, prepara un resumen de las conclusiones a las que habéis llegado y reparte copias entre los asistentes.
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| Cómo dirigir una reunión con cabeza |
¿A cuántas reuniones improductivas has acudido?
Seguro que a más de una. Robert Miller, experto en habilidades directivas, recuerda un estudio que estima que cada año se pierden en EE UU 37.000 millones de dólares a causa de reuniones mal gestionadas. Para que una reunión sea productiva, debes tener en cuenta: ¿Por qué? Según Miller, debes preguntarte cuál es el objetivo, qué pretendes conseguir con la reunión. Además, Hochheiser recomienda que "prepares tema por tema un orden del día de lo que ha de discutirse y señales el tiempo que se dedicará a cada uno".
¿Cuánto te cuestan?
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Las reuniones deben ser pocas, cortas y eficaces. Solo así dan la sensación de que son útiles y productivas.
ResponderEliminarUn saludo.
Tuve un jefe que las convocaba 15 minutos antes del fin de semana, si era verano al sol; si invierno, a la sombra y con viento. Se trataban y resolvían los temas a gran velocidad, nadie divagábamos.
EliminarSaludos